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📧 Tema 27: Outlook (Microsoft 365)

Auxiliar Administrativo del Estado (Cuerpo General Auxiliar, C2, acceso libre) · Bloque II

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Epígrafe oficial (BOE)

Correo electrónico: Outlook 365. Conceptos elementales y funcionamiento. El entorno de trabajo. Enviar, recibir, responder y reenviar mensajes. Creación de mensajes. Reglas de mensaje. Libreta de direcciones.

Resumen

Outlook es el programa de correo electrónico de Microsoft 365 y, además del correo, reúne el calendario, los contactos y las tareas. La convocatoria (BOE-A-2025-26262) dice que las preguntas de Office se refieren a Microsoft 365 en su versión de escritorio. Hoy conviven dos programas para Windows: Outlook clásico (el de siempre, con la pestaña Archivo y el cuadro Opciones de Outlook) y el nuevo Outlook para Windows (se reconoce porque tiene el botón Configuración en la esquina superior derecha). La ayuda de Microsoft trae una pestaña para cada uno, y en este tema decimos siempre a cuál nos referimos. Si no se indica nada, hablamos de Outlook clásico. Las cuentas también cuentan: las Respuestas automáticas no funcionan con cuentas POP o IMAP (Gmail, Yahoo…), la lista global de direcciones es propia de las cuentas de Exchange y las cuentas IMAP no admiten categorías de color.

El entorno de trabajo. A la izquierda está el panel de carpetas, con carpetas como Bandeja de entrada, Borradores, Elementos enviados o Bandeja de salida. Las carpetas integradas, como Bandeja de entrada, Bandeja de salida o Elementos enviados, no se pueden eliminar. En el centro está la lista de mensajes y, a su lado, el panel de lectura, que viene activado de forma predeterminada. Se cambia en Vista > Diseño > Panel de lectura: Derecha, Abajo o Desactivado (Desactivado solo afecta a la carpeta en la que estás). La barra de navegación sirve para pasar de Correo a Calendario, Contactos (People), Tareas, etc. En ella Correo y Calendario siempre van arriba, y el resto de módulos se puede mover, anclar o desanclar. Arriba está la cinta de opciones, con las pestañas Archivo, Inicio, Enviar y recibir, Carpeta y Vista. Dos atajos de Outlook clásico que la página de Microsoft da siempre con el mismo significado: Ctrl+Mayús+M crea un mensaje nuevo desde cualquier vista y Ctrl+Mayús+B abre la Libreta de direcciones.

Crear un mensaje. En Outlook clásico se pulsa Nuevo correo electrónico. Los destinatarios van en Para, CC (copia) o CCO (copia carbón oculta), y si son varios se separan con punto y coma. Al pulsar el botón Para, CC o CCO se abre la libreta de direcciones. Quien va en CCO recibe una copia sin que los demás vean su nombre, y solo el remitente puede verlo, en Elementos enviados. Si el campo CCO no aparece, en un mensaje abierto en su propia ventana se activa con Opciones > CCO, y desde ese momento sale en todos los mensajes hasta que se desactive. Los archivos se adjuntan con Insertar > Adjuntar archivo, y con Elemento de Outlook se adjuntan mensajes, contactos o tareas. Para Outlook.com o Gmail, el límite del correo es de 20 MB. En Exchange, el predeterminado es de 10 MB, contando adjuntos y mensaje. En la pestaña Mensaje, en el grupo Etiquetas, se elige Importancia alta o baja y el Seguimiento (marcas y avisos). En la pestaña Opciones, en el grupo Seguimiento, se piden confirmaciones: la de entrega dice que el mensaje llegó al buzón y la de lectura, que se abrió (el destinatario puede negarse a enviarla).

Enviar, recibir, responder y reenviar. Se envía con el botón Enviar, y los mensajes enviados se guardan de forma predeterminada en Elementos enviados. Si no se pueden enviar, se quedan en la Bandeja de salida. F9 (o Ctrl+M) comprueba si hay mensajes nuevos, es decir, hace un Enviar y recibir. Si un mensaje se queda en la Bandeja de salida, lo habitual es que lleve adjuntos demasiado pesados o que estés trabajando sin conexión. En ese caso se va a la pestaña Enviar y recibir, se desactiva «Trabajar sin conexión» (el botón está resaltado mientras trabajas sin conexión) y se pulsa Enviar todo. Responder contesta solo al remitente. Responder a todos contesta al remitente y a quienes iban en Para y CC. Ninguno de los dos incluye los adjuntos originales. Reenviar envía el mensaje a otras personas e incluye los adjuntos de forma automática. El asunto de una respuesta lleva delante «RE:». Si seleccionas varios mensajes con Ctrl y pulsas Reenviar, se crea un mensaje con todos ellos como datos adjuntos. Para que las respuestas se abran siempre en una ventana nueva: Archivo > Opciones > Correo > Respuestas y reenvíos.

Reglas de mensaje. Una regla hace algo automáticamente con el correo que llega, por ejemplo moverlo a una carpeta, marcarlo, cambiar su importancia o eliminarlo. En el nuevo Outlook, cada regla necesita al menos un nombre, una condición y una acción, y puede tener excepciones. Las reglas se aplican en el orden en que aparecen en la lista, y la casilla «Detener el procesamiento de más reglas» evita que se ejecuten las siguientes. En Outlook clásico se crean con clic derecho sobre un mensaje > Reglas > Crear regla, o desde Archivo > Administrar reglas y alertas > Nueva regla, con plantillas o desde una regla en blanco. Desde ahí también se cambian, se eliminan y se ejecutan sobre los mensajes que ya tienes («Ejecutar reglas ahora»). Para suspender una regla sin borrarla, se desactiva su casilla. Algunas reglas son «de cliente», es decir, solo funcionan mientras Outlook está abierto. Es el caso de la regla de Fuera de la oficina con plantilla (.oft), que se usa cuando la cuenta no tiene Respuestas automáticas. Si la cuenta sí las admite, se activan en Archivo > Respuestas automáticas, con un intervalo de fechas si quieres.

Libreta de direcciones. La Libreta de direcciones de Outlook es un conjunto de libretas o listas de direcciones que sirve para buscar y elegir nombres, direcciones y listas de distribución al escribir un correo. Con una cuenta de Exchange incluye la lista global de direcciones (LGD), que Exchange configura solo y que contiene a todos los usuarios con cuenta en ese servidor. En Outlook clásico se abre desde Inicio > grupo Buscar > Libreta de direcciones, con Ctrl+Mayús+B o con el botón Para de un mensaje. Se pueden añadir libretas LDAP en Archivo > Configuración de la cuenta > pestaña Libretas de direcciones > Nuevo. Una carpeta de contactos propia se convierte en libreta en Propiedades > Libreta de direcciones de Outlook > «Mostrar esta carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico». Si escribes a menudo a las mismas personas, puedes crear un grupo de contactos (en el nuevo Outlook se llama lista de contactos): Contactos (People) > Nuevo grupo de contactos > Agregar miembros > Guardar y cerrar. Si eliminas el grupo, los contactos no se borran.

Otras herramientas útiles. Firmas: en Outlook clásico se crean desde un mensaje nuevo (Mensaje > Firma > Firmas) o desde Archivo > Opciones > Correo > Firmas. Se elige una firma predeterminada para mensajes nuevos y otra para respuestas o reenvíos (por defecto, «ninguna»). En el nuevo Outlook se hace en Configuración > Cuentas > Firmas. Marcas: una marca de seguimiento te recuerda un mensaje (Hoy, Mañana, Esta semana, La próxima semana, Sin fecha o Personalizado). Ctrl+Mayús+G abre el cuadro Marcar mensaje para seguimiento. «Marcar como completado» convierte la marca en una marca de verificación, y «Borrar marca» la quita sin dejar rastro. Categorías de color: con clic derecho > Categorizar se asignan, y un mismo elemento puede tener varias. Las predeterminadas se llaman Categoría roja, Categoría azul… y se pueden renombrar.

Claves para el examen

💡 Truco

«Todos son Para y CC; CCO es un secreto»: Responder a todos llega a quienes iban en Para y CC, nunca a los de CCO, que nadie ve salvo el remitente. Y para los adjuntos piensa en «RE-cibes, no devuelves; RE-envías, sí pasas»: al responder los adjuntos no vuelven y al reenviar viajan con el mensaje.

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Fuentes oficiales

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