🗃️ Tema 26: Access (Microsoft 365)

Auxiliar Administrativo del Estado (Cuerpo General Auxiliar, C2, acceso libre) · Bloque II

Epígrafe oficial (BOE)

Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos.

Resumen

Una base de datos de Access es un contenedor de objetos que guarda en un solo archivo sus tablas junto con formularios, informes, macros y módulos; el formato que usa Access para Microsoft 365 (el de Access 2007-2016) tiene la extensión .accdb, y los formatos anteriores, .mdb. Con Access se agregan, modifican y eliminan datos, se organizan y ven de distintas formas y se comparten mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet. Según Microsoft, las partes de una base de datos de Access típica son: tablas (guardan los datos), consultas (recuperan o modifican datos), formularios (interfaz para escribir y editar), informes (dar formato, resumir y presentar), macros (acciones que automatizan tareas) y módulos (código en Visual Basic para Aplicaciones, VBA) (https://support.microsoft.com/es-es/access/database-basics).

Tablas. Cada fila es un registro y cada columna un campo, y cada campo tiene un tipo de datos: Texto corto (en algunas páginas de Microsoft, «Texto breve»; hasta 255 caracteres), Texto largo (antes «Memo»), Número, Número grande, Fecha y hora, Fecha y hora extendida, Moneda (4 posiciones decimales de precisión, 8 bytes), Autonumeración (valor único que genera Access para cada registro nuevo), Sí/No (Access guarda 0 para Falso y -1 para Verdadero), Objeto OLE, Hipervínculo, Datos adjuntos y Calculado (estos dos últimos no existen en .mdb). El «Asistente para búsquedas» aparece en la lista de tipos, pero no es realmente un tipo de datos: lanza un asistente para crear un campo de búsqueda. La clave principal es el campo o conjunto de campos con valores únicos que identifica cada registro; cada tabla solo puede tener una, Access la indexa automáticamente y exige que no esté vacía. Si se crea la tabla en la vista Hoja de datos, Access crea un campo «Id.» de tipo Autonumeración como clave. Una clave de varios campos se llama clave compuesta, y la clave principal de una tabla incluida en otra se llama clave externa. Se define en la vista Diseño: pestaña Diseño de tabla > grupo Herramientas > Clave principal (https://support.microsoft.com/es-es/access/data-types-for-access-desktop-databases; https://support.microsoft.com/es-es/access/add-or-change-a-table-s-primary-key-in-access).

Límites oficiales («Especificaciones de Access»): la base de datos (.accdb o .mdb) admite 2 gigabytes menos el espacio de los objetos del sistema; 32.768 objetos; 64 caracteres para el nombre de un objeto, tabla o campo; 255 campos por tabla; 255 usuarios simultáneos; 32 índices por tabla; 10 campos en un índice o clave principal; 32 tablas y 16 combinaciones en una consulta; 50 niveles de consultas anidadas; 255 caracteres en un parámetro; 7 niveles de formularios o informes anidados; 10 campos o expresiones para ordenar o agrupar en un informe; 65.536 páginas impresas en un informe y 999 acciones en una macro (https://support.microsoft.com/es-es/access/access-specifications).

Relaciones. Para no repetir datos se reparten en tablas por temas y se reúnen mediante campos comunes: la clave principal de una tabla y la clave externa de otra. Hay tres tipos: uno a varios (el más habitual: un cliente, muchos pedidos), varios a varios (se representa con una tercera tabla, la tabla de unión, que la divide en dos relaciones uno a varios) y uno a uno (poco común; ambos campos comunes con índice único). Se crean en Herramientas de base de datos > Relaciones. La integridad referencial evita registros huérfanos: no se puede escribir en la clave externa un valor que no exista en la clave principal, ni borrar o cambiar un registro principal que tenga registros relacionados, salvo que se active «Actualizar en cascada los campos relacionados» o «Eliminar en cascada los registros relacionados». Para exigirla, el campo de la tabla principal debe ser clave principal o tener índice único, los campos comunes deben ser del mismo tipo (excepción: Autonumeración con Número de tamaño Entero largo) y ambas tablas deben estar en la misma base de datos: no se exige en tablas vinculadas. Con integridad exigida la línea de relación muestra un 1 en un extremo y el símbolo de infinito en el otro. La combinación predeterminada es la interna (solo filas coincidentes); también hay combinación externa izquierda y derecha (https://support.microsoft.com/es-es/access/guide-to-table-relationships; https://support.microsoft.com/es-es/access/create-edit-or-delete-a-relationship).

Consultas. Hay dos grandes grupos: de selección (recuperan datos o hacen cálculos) y de acción (agregan, cambian o eliminan datos). Variantes de selección: la consulta de parámetros pide un valor al ejecutarse (en la fila Criterios se escribe la petición entre corchetes, por ejemplo [¿Qué ciudad?]); la de totales agrupa y resume (al pulsar Totales aparece la fila Total con «Agrupar por» y se eligen funciones como Suma, Promedio, Cuenta, Máximo o Mínimo); y la de tabla de referencias cruzadas agrupa por dos conjuntos de valores, uno en el lateral y otro arriba (hasta tres campos de encabezado de fila, uno de encabezado de columna y uno de valor). Las de acción son cuatro: creación de tabla (crea una tabla nueva con el resultado; si ya hay una con ese nombre, Access la elimina antes), datos anexados (agrega registros a una tabla existente; aparece la fila «Anexar a»), actualización (cambia valores; aparece la fila «Actualizar a») y eliminación (borra registros enteros; aparece la fila «Eliminar»). Las consultas de acción no se pueden deshacer, por lo que conviene hacer antes una copia de seguridad, y Access las bloquea si no se ha habilitado el contenido de la base de datos. Se crean en Crear > Diseño de consulta o con el Asistente para consultas (https://support.microsoft.com/es-es/access/introduction-to-queries; https://support.microsoft.com/es-es/access/make-summary-data-easier-to-read-by-using-a-crosstab-query).

Formularios e informes. Un formulario es la interfaz para escribir, editar o mostrar datos; puede ser dependiente (conectado a una tabla o consulta) o independiente. En Crear > grupo Formularios están: Formulario (un clic, con todos los campos), Asistente para formularios, Formulario en blanco, Más formularios > Formulario dividido (vista Formulario y vista Hoja de datos a la vez, sincronizadas) y Varios elementos (varios registros, también llamado formulario continuo), además de Navegación. La vista Presentación muestra el formulario en ejecución, con datos, y permite cambiar el diseño a la vez; la vista Diseño muestra la estructura (encabezado, detalle y pie) sin datos. F4 muestra la hoja de propiedades. Un informe sirve para dar formato, resumir y presentar datos; sus secciones son Encabezado del informe (al inicio), Encabezado de página, Encabezado de grupo, Detalle (una vez por cada fila del origen de registros), Pie del grupo, Pie de página y Pie del informe (al final del informe). En Crear > grupo Informes: Informe, Diseño de informe (en vista Diseño), Informe en blanco (en vista Presentación), Asistente para informes y Etiquetas. La vista Informe es la que se abre al hacer doble clic en el panel de navegación y la Vista preliminar permite obtener una vista previa del informe e imprimirlo (https://support.microsoft.com/es-es/access/introduction-to-forms; https://support.microsoft.com/es-es/access/introduction-to-reports-in-access; https://support.microsoft.com/es-es/access/create-a-simple-report).

Importación, vinculación y exportación (pestaña Datos externos, grupo Importar y vincular). Importar crea en la base de datos de destino una copia de los datos sin cambiar el origen; desde otra base de Access .accdb o .mdb se pueden importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos, y si ya existe un objeto con ese nombre Access añade un número (Problemas1, Problemas2...). Una importación no anexa registros a una tabla existente de otra base de Access: para eso se usa una consulta de datos anexados. Vincular conecta con los datos sin copiarlos: de otra base de Access solo se vinculan tablas, y los cambios se reflejan en ambas bases, pero no se puede cambiar la estructura de la tabla vinculada. Una tabla vinculada a Excel es de solo lectura en Access (contenido y estructura). Al importar de Excel solo se importa una hoja cada vez, como máximo 255 columnas, y Access explora las ocho primeras filas para decidir el tipo de datos. Exportar a Excel crea una copia en un archivo que Excel puede abrir: se exportan tablas, consultas, formularios o informes (los informes solo en .xls), un objeto por operación, nunca macros ni módulos (https://support.microsoft.com/es-es/access/import-or-link-to-data-in-another-access-database; https://support.microsoft.com/es-es/access/import-or-link-to-data-in-an-excel-workbook; https://support.microsoft.com/es-es/access/export-data-to-excel).

Claves para el examen

Extensión del formato actual: .accdb (antes .mdb). Objetos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos (VBA).
Base de datos: máximo 2 GB menos los objetos del sistema; 255 campos por tabla; 64 caracteres por nombre de tabla o campo; 255 usuarios simultáneos.
Texto corto: 255 caracteres. Moneda: 4 decimales. Sí/No: 0 = Falso y -1 = Verdadero. El «Asistente para búsquedas» no es un tipo de datos.
Clave principal: valores únicos, nunca vacía, una por tabla; Access la indexa. De varios campos = clave compuesta (máx. 10 campos). En otra tabla = clave externa.
Tabla creada en vista Hoja de datos: Access crea el campo «Id.» Autonumeración como clave principal.
Relaciones: uno a varios, varios a varios (tabla de unión) y uno a uno. Herramientas de base de datos > Relaciones.
Integridad referencial: evita huérfanos; mismo tipo de datos (Autonumeración con Número Entero largo); misma base de datos, nunca en tablas vinculadas. Cascada: actualizar campos / eliminar registros relacionados.
Consulta: 32 tablas y 16 combinaciones como máximo; combinación predeterminada = interna.
Parámetro: petición entre corchetes en la fila Criterios, p. ej. [¿Qué ciudad?].
Referencias cruzadas: hasta 3 campos de encabezado de fila, 1 de columna y 1 de valor.
Acción: creación de tabla (borra la tabla homónima), anexar («Anexar a»), actualizar («Actualizar a»), eliminar («Eliminar»). No se deshacen.
Formulario dividido = vista Formulario + vista Hoja de datos sincronizadas. Vista Presentación: con datos y editable; vista Diseño: sin datos. F4 = hoja de propiedades.
Informe: sección Detalle una vez por fila; Encabezado de página en cada página; Pie del informe al final. Doble clic = vista Informe.
Vincular otra base de Access: solo tablas. Tabla vinculada a Excel: solo lectura. Exportar a Excel: un objeto por vez, sin macros ni módulos; informes solo .xls.

💡 Truco

Las cuatro consultas de acción se recuerdan con «CAAE»: Crear tabla, Anexar, Actualizar y Eliminar. Las cuatro son irreversibles, y tres de ellas dejan su propia fila en la cuadrícula («Anexar a», «Actualizar a», «Eliminar»). Para los límites, piensa en «2-255-255»: 2 GB la base, 255 campos por tabla y 255 caracteres el Texto corto.

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Fuentes oficiales

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