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📝 Tema 24: Word (Microsoft 365)

Auxiliar Administrativo del Estado (Cuerpo General Auxiliar, C2, acceso libre) · Bloque II

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Epígrafe oficial (BOE)

Procesadores de texto: Word 365. Principales funciones y utilidades. Creación y estructuración del documento. Gestión, grabación, recuperación e impresión de ficheros. Personalización del entorno de trabajo.

Resumen

Word es el procesador de textos de Microsoft 365. La convocatoria (BOE-A-2025-26262) dice que las preguntas de Office se refieren a Microsoft 365, versión de escritorio. Al abrir Word, la vista Backstage te deja elegir una plantilla o un «Documento en blanco» y te enseña los archivos recientes. Puedes anclar un archivo a esa lista con el icono de la chincheta. A Backstage se entra con la pestaña Archivo, que tiene, entre otros, Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Compartir, Cuenta y Opciones, y se sale con la flecha Atrás o con la tecla Esc. Las órdenes de trabajo están en la cinta de opciones, organizada en pestañas como Inicio, Insertar, Diseño, Disposición, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Si pulsas Alt, aparecen las letras que dan acceso a cada pestaña.

Creación y estructuración. Lo que le da estructura a un documento son los estilos de título (Título 1, Título 2…), que se aplican desde Inicio > Estilos. Con ellos Word puede generar una tabla de contenido automática (Referencias > Tabla de contenido), que se actualiza con clic derecho > Actualizar campo. El panel de navegación (Vista > Panel de navegación) también se apoya en esos títulos: permite saltar a un título, recorrer el documento por páginas en miniatura, buscar texto y arrastrar títulos para reordenar el documento. Eso sí, no muestra los títulos que están en tablas, cuadros de texto o encabezados y pies. Las secciones (Disposición > Saltos) permiten dar a cada parte su propio formato (columnas, encabezados y pies, bordes de página). Hay cuatro tipos de salto: Página siguiente, Continuo (la sección nueva empieza en la misma página y sirve, por ejemplo, para cambiar el número de columnas), Página par y Página impar. El documento se puede ver en Modo Lectura, Diseño de impresión, Esquema o Borrador.

Gestión y grabación. La primera vez se guarda con Archivo > Guardar como, eligiendo Este PC, Examinar o una ubicación en línea. El formato predeterminado es .docx, y la lista «Guardar como tipo» ofrece otros. Los formatos Open XML de Word son .docx (documento), .docm (documento habilitado para macros), .dotx (plantilla) y .dotm (plantilla habilitada para macros). Solo pueden contener macros los que terminan en «m». Además, se comprimen con zip y pueden ocupar hasta un 75 % menos. Para crear un PDF se usa Archivo > Guardar como (o Guardar una copia), eligiendo PDF. En Opciones puedes limitar el intervalo de páginas, crear marcadores a partir de los encabezados, cifrar el archivo con contraseña o hacer que cumpla la norma ISO 19005-1 (PDF/A), que es el estándar de archivado.

Autoguardado y recuperación. Autoguardado (disponible para suscriptores de Microsoft 365) guarda el archivo cada pocos segundos. Viene activado de forma predeterminada si el archivo está en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online, y está desactivado en una ruta local como C:\, en un servidor de archivos o con formatos antiguos como .doc. Cuando el archivo está en la nube, Archivo muestra «Guardar una copia» en lugar de «Guardar como», y el Historial de versiones va añadiendo una versión cada 10 minutos aproximadamente. Para los archivos locales está Autorrecuperación, que se configura en Archivo > Opciones > Guardar con «Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos» y «Mantener la última versión de autorrecuperación si cierro sin guardar». Microsoft aconseja un intervalo bajo: si se guarda solo cada 15 minutos, se pueden perder hasta 14.

Si Word se cierra de repente, la próxima vez que lo abras aparecerá el panel Recuperación de documentos, con las versiones marcadas como «[Original]» o «[Recuperado]». Si no llegaste a guardar el documento, ve a Archivo > Información > Administrar documento > Recuperar documentos no guardados. También se pueden buscar a mano los archivos de autorrecuperación (.asd), las copias de seguridad (.wbk, que existen si está activada «Crear copia de seguridad siempre» en Archivo > Opciones > Avanzadas) y los temporales (.tmp, cuyo nombre empieza por «~»).

Impresión. Archivo > Imprimir reúne en un solo lugar la vista previa, las copias, la impresora y la configuración. Por defecto está marcado «Imprimir todas las páginas». Si solo quieres algunas, puedes elegir «Imprimir página actual» o «Impresión personalizada», donde las páginas se separan por comas y los intervalos con guion (3, 4-6). Para que salgan los comentarios se elige «Imprimir documento con revisiones». En personalización del entorno, la cinta se modifica con clic derecho > Personalizar la cinta de opciones. Ahí puedes reordenar, crear y renombrar pestañas y grupos y ocultar pestañas; de las pestañas solo puedes quitar las personalizadas (las predeterminadas solo se ocultan), no puedes mover ni ocultar la pestaña Archivo y los cambios afectan únicamente a la aplicación en la que los haces (se pueden exportar e importar). La barra de herramientas de acceso rápido va por defecto encima de la cinta, en la barra de título, y puede pasarse debajo. Se le añaden comandos con clic derecho > Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido o desde Archivo > Opciones. Opciones también sirve para cambiar el tema de color, la revisión, los idiomas y las ubicaciones predeterminadas.

Claves para el examen

💡 Truco

Para las extensiones, «X sin macros, M con macros; DOC es documento y DOT es plan(T)illa»: .docx, .docm, .dotx, .dotm. Y para los archivos de rescate, «ASD Auto-Salva, WBK copia de Backup, TMP Temporal».

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Preguntas de ejemplo del tema 24

Tres de las 25 preguntas del test de este tema, con su explicación:

  1. ¿Con qué formato de archivo guarda Word un documento de forma predeterminada?

    1. .doc
    2. .docx
    3. .dotx
    4. .docm
    Ver la respuesta

    b) .docx. «Tareas básicas en Word» (https://support.microsoft.com/es-es/office/tareas-b%C3%A1sicas-en-word-87b3243c-b0bf-4a29-82aa-09a681999fdc): Word guarda los archivos automáticamente con el formato .docx; para otro formato hay que elegirlo en la lista «Guardar como tipo».

  2. En Archivo > Imprimir, dentro de Configuración, ¿qué opción aparece seleccionada de forma predeterminada?

    1. Imprimir todas las páginas
    2. Imprimir página actual
    3. Impresión personalizada
    4. Imprimir solo páginas impares
    Ver la respuesta

    a) Imprimir todas las páginas. «Imprimir un documento en Word para Windows» (https://support.microsoft.com/es-es/office/imprimir-un-documento-en-word-591022c4-53e3-4242-95b5-58ca393ba0ee): en Configuración, junto a «Imprimir todas las páginas» (opción predeterminada), está la flecha para ver las demás opciones.

  3. Al guardar un documento de Word como PDF, ¿qué opción genera un PDF de archivado que ayuda a garantizar el mismo aspecto al abrirlo más adelante en otro equipo?

    1. Etiquetas de la estructura del documento
    2. Cumple con la norma ISO 19005-1 (PDF/A)
    3. Texto de mapa de bits si no se incrustan fuentes
    4. Cifrar el documento con una contraseña
    Ver la respuesta

    b) Cumple con la norma ISO 19005-1 (PDF/A). «Guardar o convertir a PDF o XPS en aplicaciones de escritorio de Office» (https://support.microsoft.com/es-es/office/collab-files/save-or-convert-to-pdf-or-xps-in-office-desktop-apps): en Más opciones > Opciones, «Cumple con la norma ISO 19005-1 (PDF/A)» genera el PDF como estándar de archivado; el PDF se elige en Archivo > Guardar como o Guardar una copia.

Fuentes oficiales

✅ Hacer el test del tema 24 (25 preguntas)

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